【開蛋糕網店】經營蛋糕 IG shop 難題多?蛋糕網店工具助你節省人手

作者
Wingyi

發表日期:October 26, 2021 5:03 PM

不少蛋糕網店以 IG shop 起家,一開始訂單數量不多,可以獨自應付。當客流增加,訂單數目越來越多,處理客戶查詢及預訂所需時間大增,以致分身不睱。

LamLamLi Bakery 的店主 Kinki 就遇過類似的難題。蛋糕 IG shop 開業兩個月,已經面臨供不應求的現象。由於 Kinki 親自製作蛋糕,同時要覆客和處理訂單,時間實在不夠用。

JenJen Bakery 的店主亦有相同的問題,蛋糕 IG shop 開業一段時間後,獨自處理訂單、交收、蛋糕製作,一年基本上沒有放假的時間。因此JenJen建議有意開蛋糕網店的人在網店開始上軌道的時候盡早安排資源及人手,幫助減輕負擔。詳情可參考【IG甜品達人分享】小本營銷的秘密?開IG食店必睇注意事項!

蛋糕 IG shop 網店店主會遇上同樣的問題,可歸因於 IG 網店功能仍較簡易,對於餐飲業網店來說更出現不少庫存及時間安排上的困難,以下將逐一分析。

 

1. 訂單及查詢處理

多數的蛋糕 IG shop 都以 message 的形式下單,不論是以 IG 的 DM (direct message) 功能還是叫客戶使用 Whatsapp或其他通訊軟件下單,在同一個渠道上接收訂單與查詢容易出現錯漏,亦需花大量時間回覆訊息。

關於這個問題,其中一個解決方法是將下單及查詢分開處理,例如使用網上下單工具去接收訂單,再以 message 接受客戶查詢並親自回覆,如此便能避免訊息繁多引致的錯漏。同時,確認訂單及回覆查詢時可能會用到相同的文字內容,有些網上工具提供「一鍵發送訊息」功能,方便快捷地發送預先設置的相關訊息,可大大減省回覆訊息的時間。

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2. 收到訂單後的工序

有接收訂單經驗的店主便知道,完成一張蛋糕訂單的過程並不簡單,而 IG shop 的功能並沒有支援訂單處理工序。多數蛋糕IG shop店主在 IG 收到客戶蛋糕訂購訊息後,會使用 excel 或其他工具自行紀錄訂單,然後按情況添置所需材料及安排製作時間,若出現同日訂單過多而時間不足的情況,則需向客戶取消訂單,並停止接收新訂單。當訂單數量或蛋糕款式多,店主便須不斷查閱訂單紀錄,才能告知客人可訂購的蛋糕款式和日期。當沒有網上工具的幫助,這個步驟須由人手處理,在訂單紀錄及通訊軟件間來回遊走,加倍了訂單處理的時間。

要減省這個步驟的工序,店主需要一個完善的訂單管理系統,方便完成流程。其中一個較好的方法,是建立一套自身的蛋糕網店系統,讓客戶直接在網站上購買,然後系統自動紀錄訂單。為蛋糕網店而設的訂單系統能整合客戶預訂的蛋糕,按照日期和時間顯示蛋糕訂單,方便店主安排購買材料及製作蛋糕的時間。功能較完善訂單系統更可讓蛋糕 IG shop 店主在訂單過多時,禁止某些取貨時段,令客人在預訂蛋糕時沒法選擇該取貨時段,減免因訂單過多或庫存不足而要取消訂單的情況;同時,有自動推送訊息功能的訂單系統有助店主減省回覆公式化訊息的時間;有些訂單系統更可以幫助店主整合數據,計算每項產品的訂單數量和利潤,作進一步的營銷及宣傳。

 

3. 收款功能

由於 IG 上並沒有收款功能,客戶並不能直接於 IG shop 上購買並付款,店主須使用其他收款平台收取款項。多數蛋糕 IG shop 要客人先以訊息下單,得到店主回覆確認訂單後,客人須在支付平台例如 payme 繳費,然後再截圖予店主,得到店主回覆後,才完成支付程序。可見,IG shop 沒有收款功能令確認訂單的工序複雜化,對店主和客人都加添麻煩,延長了完成下單的時間。然而,有意訂購到成功下單的過程越長,流失客人的機會便越高。

 

PayMe from HSBC - Apps on Google Play

Payme

AutoMi 全港首個支援轉數快(FPS) 的中小企開單收款會計軟件| Automi Accounting

FPS

再者,有些蛋糕網店店主會提供多個收款平台,例如 FPS、Payme、銀行過數等。同時使用多個收款平台,卻沒有統一的收款系統,會加重店主在計算利潤時的工作,亦增加了出錯的機會。但是,若 IG shop 只使用一個收款方式,亦會對沒有該支付平台帳號的顧客造成不便。

為解決以上難題,店主可利用功能完善的網上工具進行收款,一次過完成下單、確認訂單及付款的程序,縮短客人的等候時間,亦提供更多收款渠道,方便客人進行支付。對店主來說,自動化的收款工具節省了確認款項和進行結算的人力和時間,亦大大減低出錯的機會。

 

使用網店工具處理雜項

IG 是一個十分好的營銷平台,可以吸納很多目標客戶。然而,它始終沒有齊備的網店功能。因此,當你的蛋糕 IG shop 擁有越來越多客戶,開始花費於蛋糕網店工具能為你大大減省麻煩,帶來更大回報。

使用網上工具幫助處理以上雜項,蛋糕網店店主可以將省下來的時間和心機撥給 IG 帖文設計,打造網店的特色及形象;或者是蛋糕烘焙製作,深造並鑽研更多更有特色的蛋糕;或者寫小卡送給顧客,親自與顧客促進交流。

 

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不少網店工具能幫助店主營運網店,Rakosell 是其中一個專為蛋糕店而設的網店工具,為你解決所有上述營運蛋糕 IG shop 所遇到的問題,大大節省人手及時間。詳情可參考RakoSell 助你1日建立你的蛋糕網店